En tant qu’employeur, une seule chose relève de votre saisie dans le Passeport de prévention : les formations en santé et sécurité au travail que vous dispensez en interne, terminées à partir du 16 mars 2026. Tout le reste arrive par un autre canal. Votre organisme de formation déclare ce qu’il vous a vendu. Le système d’information du CPF alimente automatiquement les certifications et les formations financées sur fonds publics. Et à partir du 16 novembre 2026, le travailleur complète lui-même son passeport avec ses formations antérieures.
La confusion sur ce point coûte du temps à beaucoup d’entreprises depuis mars 2026 : soit elles ressaisissent des formations déjà déclarées par un organisme, soit elles laissent passer les seules formations dont personne d’autre ne s’occupera. Cet article trace la ligne de partage, catégorie par catégorie, avec les délais et les exclusions issues du décret n° 2025-748 du 1er août 2025, modifié par le décret n° 2026-496 du 12 juin 2026.
Qui déclare quoi dans le Passeport de prévention
Quatre sources alimentent le passeport d’un salarié. Une seule dépend de vous.
| Source | Ce qui est déclaré | Depuis quand |
|---|---|---|
| Organisme de formation | Les formations SST éligibles qu’il a dispensées, en inter comme en intra | 28 avril 2025 (obligation au 1er septembre 2025) |
| Employeur | Les formations SST éligibles dispensées en interne dans l’entreprise | 16 mars 2026 |
| Système d’information du CPF | Certifications RNCP et du Répertoire spécifique, formations financées par un OPCO, France Travail, l’État, les régions, l’Agefiph ou la Caisse des Dépôts | Automatique, sans déclaration |
| Travailleur | Les formations suivies à son initiative et celles antérieures au dispositif | 16 novembre 2026 |
La règle tient en une phrase : vous déclarez ce que vous avez formé vous-même. Si un formateur externe est intervenu, la déclaration lui revient, et votre rôle se limite à la vérifier.
Ce que vous déclarez vous-même en tant qu’employeur
Vous déclarez les formations que vos équipes internes ont animées, à condition qu’elles remplissent les 3 critères cumulatifs de l’article 4 du décret n° 2025-748 :
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Elles relèvent de la santé et de la sécurité au travail, avec un objectif de prévention des risques professionnels auxquels le travailleur est exposé sur son poste.
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Elles donnent lieu à une attestation de formation ou à un justificatif de réussite.
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Elles développent des compétences transférables, c’est-à-dire mobilisables sur un poste similaire dans une autre entreprise.
Un des trois critères manque ? La formation sort du périmètre. Le portail officiel met à disposition un simulateur de déclaration qui tranche les cas limites en quelques clics.
Deux catégories jusqu’au 31 décembre 2026, quatre ensuite
La réglementation classe les formations SST en 4 catégories selon leur degré d’encadrement. Le périmètre déclaratif monte en charge progressivement.
| Catégorie | Contenu | Exemples | Déclaration employeur |
|---|---|---|---|
| 1 | Formations obligatoires entièrement encadrées par la réglementation (objectif, contenu, évaluation) | Personne compétente en radioprotection, prévention du risque amiante | Depuis le 16 mars 2026 |
| 2 | Formations dont seul l’objectif est réglementé, suivies d’une autorisation ou d’une habilitation délivrée par l’employeur | Opérations sur les installations électriques, risque pyrotechnique, conduite d’équipements mobiles | Depuis le 16 mars 2026 |
| 3 | Formations dont seul l’objectif est réglementé, le reste étant laissé à votre appréciation | Manutention de charges, risques chimiques, risques biologiques | À partir du 1er janvier 2027 |
| 4 | Formations non encadrées, relevant de votre obligation générale de former (article L. 4141-2 du Code du travail) | Risques psycho-sociaux, troubles musculo-squelettiques, risque routier | À partir du 1er janvier 2027 |
Pour les catégories 2, une précision qui évite une erreur fréquente : seules les informations relatives à la formation sont déclarées, jamais l’acte juridique de l’habilitation elle-même. Le titre d’habilitation reste dans votre dossier, il n’entre pas dans le passeport.
Ce que vous n’avez pas à déclarer
Le décret exclut plusieurs familles de formations, parce qu’elles ne visent pas à former le titulaire aux risques professionnels de son propre poste, ou parce que les compétences acquises ne sont pas transférables.
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Les formations de formateurs. Elles servent à transmettre, pas à protéger celui qui les suit sur son poste.
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Les formations à la sécurité des personnes et des biens, sauf deux exceptions détaillées plus bas.
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Les formations santé, sécurité et conditions de travail des membres des comités sociaux et économiques prévues à l’article L. 2315-18 du Code du travail.
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Les formations de préventeurs, à l’exception du salarié compétent de l’article L. 4644-1, de la personne compétente en radioprotection et du conseiller à la prévention hyperbare.
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Les formations à la sécurité relatives aux conditions d’exécution du travail. C’est le point le plus mal compris : l’accueil sécurité au poste, la présentation des consignes propres à un atelier ou à un chantier sont trop spécifiques à votre organisation pour remplir le critère de transférabilité. Plusieurs articles publiés en 2026 affirment le contraire. Ils se trompent.
À cela s’ajoutent les formations qui remontent seules. Vous n’avez rien à saisir pour un apprenti ou un alternant dont la formation SST est intégrée à son cursus, pour un étudiant, ni pour un demandeur d’emploi dont la formation bénéficie d’un financement public : l’apprentissage, la formation initiale et les parcours financés alimentent le passeport via le système d’information du CPF.
Le cas du Sauveteur Secouriste du Travail
La formation de Sauveteur Secouriste du Travail échappe à l’exclusion générale des formations de secours aux personnes. Elle est obligatoire au titre de l’article R. 4224-15 du Code du travail, donc elle se déclare. Même logique pour les formations complémentaires visant des interventions en milieu hyperbare, chimique, nucléaire ou avec risque de chute de hauteur.
Concrètement : si votre formateur SST interne anime une session de recyclage, la déclaration vous revient. Si vous passez par un organisme habilité, elle lui revient.
Vérifier les déclarations de votre organisme de formation
Votre second travail dans le passeport n’est pas une saisie, c’est un contrôle. Pour chaque formation dispensée à votre demande par un organisme de formation, vous pouvez vérifier la véracité et la complétude de la déclaration, et demander une rectification.
Trois situations, trois conséquences :
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Vous vérifiez et validez : la formation est consolidée dans le passeport du salarié.
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Vous ne faites rien dans le délai imparti : la déclaration est réputée vérifiée, telle quelle, erreurs comprises.
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L’organisme n’a rien déclaré à l’expiration de son propre délai : la formation retombe sur vous, avec 9 mois pour la saisir.
Cette troisième hypothèse mérite une alerte. Une formation externe non déclarée par le prestataire devient votre obligation. En pratique, cela justifie un point trimestriel avec vos organismes plutôt qu’une découverte tardive.
Un dernier détail sur la sous-traitance : quand un organisme sous-traite une session, la déclaration incombe à l’organisme donneur d’ordre, jamais au sous-traitant.
Dans quels délais déclarer
Le délai ne court pas à partir de la date de formation, mais à partir de la fin du trimestre de référence. Pour une formation attestée, le trimestre de référence est celui où elle s’achève. Pour un justificatif de réussite, c’est celui où débute la validité du justificatif.
| Formation dispensée en interne | Délai de déclaration | Échéance |
|---|---|---|
| Entre le 16 et le 31 mars 2026 | Régime spécifique | 31 mars 2027 inclus |
| Entre le 1er avril et le 31 décembre 2026 | 9 mois après la fin du trimestre | Exemple : session terminée le 3 octobre 2026, à déclarer avant le 30 septembre 2027 |
| À partir du 1er janvier 2027 | 6 mois après la fin du trimestre | Exemple : session terminée le 3 mars 2027, à déclarer avant le 30 septembre 2027 |
Les 9 mois actuels correspondent au délai cible de 6 mois augmenté de 3 mois de tolérance. Le décret du 12 juin 2026 a prolongé cette période transitoire jusqu’au 31 décembre 2026, à la demande des partenaires sociaux. Les mêmes délais valent pour la vérification des déclarations de vos organismes. Un simulateur au format tableur, téléchargeable sur le portail, calcule la date limite formation par formation.
Comment accéder à votre espace déclaratif
L’accès passe par vos identifiants Net-entreprises, ceux que vous utilisez déjà pour la Déclaration Sociale Nominative. Deux points bloquent régulièrement les premières connexions.
D’abord, l’habilitation. L’administrateur Net-entreprises de votre établissement doit activer explicitement le service Passeport de prévention pour les collaborateurs concernés, et l’accès n’est actif que le lendemain de l’opération. Ensuite, le statut : un tiers déclarant ne peut pas déclarer à votre place, contrairement à ce qui existe pour vos déclarations sociales.
La déclaration s’effectue ensuite dans une interface dédiée, gérée par la Caisse des Dépôts pour le compte du ministère du Travail. Elle ne transite ni par votre fichier DSN au format NEODeS, ni par votre logiciel de paie. Depuis le 9 juillet 2026, un import en masse par fichier permet de traiter des volumes importants sans saisie unitaire, ce qui change la donne pour les entreprises multi-sites.
Deux types de déclaration existent, selon le document remis au salarié : l’attestation de formation, qui atteste d’une participation assidue, et le justificatif de réussite, qui valide des connaissances et des compétences acquises. Les données attendues portent sur la formation, sur le justificatif et sur le titulaire ; un dictionnaire des données employeur, mis à jour en mars 2026, en donne la liste exacte.
Ce que le travailleur déclarera lui-même à partir du 16 novembre 2026
Le 16 novembre 2026, l’espace des titulaires ouvre. Chaque travailleur, salarié du privé comme du public, et chaque demandeur d’emploi accédera à son passeport pour :
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consulter les formations déclarées par les employeurs et les organismes de formation ;
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compléter son parcours avec les formations suivies avant la mise en place du dispositif ;
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centraliser ses certifications et habilitations en santé et sécurité au travail ;
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partager son parcours avec un employeur ou un recruteur.
Cette ouverture change la nature de l’outil. Jusqu’ici, le passeport est un registre déclaratif. À partir de novembre, il devient un instrument de traçabilité consultable par le salarié, qui verra ce que vous avez déclaré, et ce que vous avez oublié de déclarer.
Ce que vous risquez en cas de déclaration manquante
Le décret ne prévoit pas de sanction propre au défaut de déclaration dans le passeport. La question ne s’arrête pas là pour autant.
L’obligation figure à l’article L. 4141-5 du Code du travail, dans la partie consacrée à la santé et à la sécurité au travail, dont les manquements relèvent du champ pénal. Surtout, en cas d’accident du travail, l’absence de trace d’une formation devient un point faible dans la démonstration de votre obligation de sécurité au titre de l’article L. 4121-1. La sécurisation juridique est ici l’argument le plus solide : un passeport tenu à jour documente, formation par formation, ce que vous avez fait pour protéger vos salariés.
